Super Apresentações
by
Tauana Jeffman
- junho 28, 2013
O livro é
realmente incrível. É aquele tipo de obra que você lê, mas depois sempre volta
para folhá-lo.
Seus autores são
Joni Galvão e pelo Eduardo Adas, os criadores da SOAP, uma empresa
especializada em apresentações. Sim, apresentações de Power Point. A SOAP é uma empresa brasileira que já tem
filiais em Portugal e nos Estados Unidos. No seu currículo, incluem-se clientes
como Nokia, Microsoft, Avon, Pão de Açúcar, Banco Itaú, São Paulo Futebol
Clube, Globo, Intel, TAM, além de mais empresas, agências de publicidade e
personalidades. Na obra, então, os fundadores da SOAP ensinam-nos a fazer boas
apresentações, como ensaiar, como montar um ppt, como encantar a audiência e
imprimir uma mensagem central a cada slide.
A obra irá nos
ensinar (digamos assim) um roteiro para a elaboração de apresentações, que
contempla:
1- Diagnóstico
2- Roteiro
3- Divisão do
conteúdo
4- Confecção dos
slides
5- Treinamento.
1. O Diagnóstico: este é o primeiro passo para a confecção da sua apresentação. Você
precisa pensar em questões como: com quem falarei? Qual é o perfil dessa
audiência? Que assunto será abordado na apresentação? Qual é o meu objetivo com
essa apresentação?, entre outras perguntas que lhe guiarão na confecção do
roteiro.
2. O Roteiro:
é a história, a linha condutora da apresentação que você escreverá no Word (ou
em outros editores de textos). Para os autores, é um erro começar as
apresentações já na elaboração do PPT, pois é a partir de um roteiro mais
completo, que o apresentador retirará as mensagens principais que colocará nos
slides, bem como as suas falas, que complementarão o que está inserido no PPT.
Portanto: não coloque tudo o que for preciso transmitir escrito no PPT. (POR
FAVOR, não encha o PPT com textos e mais textos).
Os roteiros
podem basear-se em recursos narrativos, entre eles: direto ao ponto, metáfora,
suspense, surpresa, conflito X solução, humor, questionamento, drama, tom
provocativo. Ressalta-se, no entanto, que a escolha do recurso narrativo deve
estar alinhado com a audiência e com o objetivo central da apresentação. Você
não vai querer fazer piada, se precisar fazer uma apresentação para dar uma má notícia
(vai?).
3. A divisão do conteúdo: depois que você concluiu o roteiro, divida-o em
pequenos trechos (que serão os slides, basicamente), tendo em mente uma
mensagem central para cada trecho, ou cada slide. A partir dessa mensagem
central, você poderá se utilizar de recursos visuais e palavras-chaves para
otimizar sua apresentação. Desta forma, você deve colocar o essencial nos
slides e o restante do roteiro fica em seu discurso.
4. A confecção de slides: é nada mais nada menos do que por a cabeça pra
trabalhar no Power Point. É principalmente nessa parte que você consegue
observar os erros do apresentador (em relação à confecção do PPT, digamos). Os
autores dedicam um brilhante capítulo para a criação visual e outro para a
identidade visual, apresentando exemplos e explicando como utilizar e combinar
recursos que vão desde fontes, cores, fotos, até ícones, linhas, formas, etc.
Nessa parte, há
algumas premissas básicas de uma apresentação em Power Point que o apresentador
(ou quem irá produzir a apresentação) deve se lembrar:
- Fuja dos templates
(POR FAVOR, corra o mais rápido do que você puder);
- Fuja dos
bullet points (aquelas marcações com bolinhas do PPT), mas se precisar
utilizá-los, prefira camuflar os bullets em si, utilizando-se de incrementos
visuais;
- Fuja das
animações. Tenha em mente: o meu texto precisa fazer piruetas até aparecer na
tela? Geralmente essas animações são as maiores bizarrices dos PPT’s (acredito
eu), e para os autores, animações só devem ser utilizadas se forem estritamente
necessárias, caso contrário, serão uma poluição no visual do PPT, um ruído no
entendimento da audiência e um problema a mais para o apresentador, que deverá se
adequar sua fala a cada pirueta.
- O PPT precisa
ter um DNA próprio, ou seja, todos os slides, vistos juntos, devem ser
sincrônicos e parecerem todos partes integrantes de um mesmo conjunto. Para
isso, defina as fontes, cores e tipos de imagens que irá utilizar, tornando os
slides harmônicos e atraentes;
- é interessante
confeccionar uma tela de descanso para a apresentação. Essa tela vem antes da
capa, e é a tela que a sua audiência verá, antes de começar a apresentação.
Esse tipo de tela é indicado para eventos em que o PPT fica aberto um tempo
antes da apresentação começar.
- é interessante
também criar uma agenda dentro do PPT. Ou seja, confeccionar um slide com os
títulos dos tópicos que serão abordados, e quando esse tópico for abordado no
PPT, terá uma “minicapa” para cada tópico, situando sua audiência dentro dessa
agenda.
5. O treinamento: é a preparação do apresentador em si. Em qualquer tipo de apresentação,
é estritamente necessário que este tenha o domínio pleno do material que irá
apresentar e das mensagens que irá falar. Os autores oferecem um roteirinho
para o treinamento:
- roteiro e
slides de apoio: treine exaustivamente sua apresentação, juntamente com o
roteiro e o PPT.
- Visão macro:
saiba a quantidade de slides e a ordem dos slides, ou seja, saiba o conjunto
total da apresentação. Você pode utilizar o recurso miniatura do Power Point e
visualizar todos os slides juntos. Assim é mais fácil você saber, por exemplo,
se um slide encaminha você para o final da apresentação ou se você ainda tem
muito slide para falar.
- Slide um a um:
treine os slides individualmente, atento ao que vai falar em cada um deles.
(isso evita coisas do tipo: “ahh pessoal, eu já falei disso lá no começo mas
aqui tem um slide que exemplifica o que eu tinha falado”).
- Sem
referências visuais: é treinar a apresentação sem o PPT. É tipo “missão impossível”,
eu só consegui isso uma vez, porque a apresentação não era muito complexa.
Geralmente treino no banho também, ae só posso contar com a memória mesmo.
- Registro e
avaliação: os autores sugerem que você grave em áudio e/ou grave em vídeo e
depois assista ou escute o seu treino, para poder avaliar sua própria
apresentação e perceber se negligencia informações importantes ou se pode
retirar informações desnecessárias e assim, limpar sua fala. Em todas as minhas
apresentações eu sempre ensaio olhando para o espelho, com uma mesa para saber
como me organizar em relação às minhas anotações, à água e ao manuseio do
computador. Sempre cronometro minhas apresentações, já ensaiando os “bom dia” e
os “muito obrigada”, e é geralmente baseada nesse tempo que eu adequo o PPT, e
é só no treinamento que eu percebo o que é essencial falar e como eu posso
distribuir meu tempo para que eu consiga passar minha mensagem de forma
completa, sem atropelos ou “cri cri cri”. Em apresentações importantes eu gravo
meu treinamento em vídeo. Além de ser uma ótima técnica para auto avaliação,
também é uma maneira de registro. Esses dias vi o vídeo do meu treinamento para
a defesa da minha dissertação, é muito bom ver a minha cara de pavor na tela e
saber que tudo deu certo.
Bem, se
encaminhando para o final da obra, os autores contam-nos a história das
apresentações orais e do Power Point, fazendo uma reflexão sobre se o programa
é “um herói ou um vilão”. Também falam um pouco sobre apresentações visuais.
Finalizando o livro, trazem-nos uma síntese do conteúdo do livro em uma versão
Power Point, é claro.
E até logo pessoal.