Super Apresentações

by Tauana Jeffman - junho 28, 2013

O livro é realmente incrível. É aquele tipo de obra que você lê, mas depois sempre volta para folhá-lo.

Seus autores são Joni Galvão e pelo Eduardo Adas, os criadores da SOAP, uma empresa especializada em apresentações. Sim, apresentações de Power Point. A SOAP é uma empresa brasileira que já tem filiais em Portugal e nos Estados Unidos. No seu currículo, incluem-se clientes como Nokia, Microsoft, Avon, Pão de Açúcar, Banco Itaú, São Paulo Futebol Clube, Globo, Intel, TAM, além de mais empresas, agências de publicidade e personalidades. Na obra, então, os fundadores da SOAP ensinam-nos a fazer boas apresentações, como ensaiar, como montar um ppt, como encantar a audiência e imprimir uma mensagem central a cada slide.

A obra irá nos ensinar (digamos assim) um roteiro para a elaboração de apresentações, que contempla:

1- Diagnóstico

2- Roteiro

3- Divisão do conteúdo

4- Confecção dos slides

5- Treinamento.

1. O Diagnóstico: este é o primeiro passo para a confecção da sua apresentação. Você precisa pensar em questões como: com quem falarei? Qual é o perfil dessa audiência? Que assunto será abordado na apresentação? Qual é o meu objetivo com essa apresentação?, entre outras perguntas que lhe guiarão na confecção do roteiro.

2. O Roteiro: é a história, a linha condutora da apresentação que você escreverá no Word (ou em outros editores de textos). Para os autores, é um erro começar as apresentações já na elaboração do PPT, pois é a partir de um roteiro mais completo, que o apresentador retirará as mensagens principais que colocará nos slides, bem como as suas falas, que complementarão o que está inserido no PPT. Portanto: não coloque tudo o que for preciso transmitir escrito no PPT. (POR FAVOR, não encha o PPT com textos e mais textos).

Os roteiros podem basear-se em recursos narrativos, entre eles: direto ao ponto, metáfora, suspense, surpresa, conflito X solução, humor, questionamento, drama, tom provocativo. Ressalta-se, no entanto, que a escolha do recurso narrativo deve estar alinhado com a audiência e com o objetivo central da apresentação. Você não vai querer fazer piada, se precisar fazer uma apresentação para dar uma má notícia (vai?).

3. A divisão do conteúdo: depois que você concluiu o roteiro, divida-o em pequenos trechos (que serão os slides, basicamente), tendo em mente uma mensagem central para cada trecho, ou cada slide. A partir dessa mensagem central, você poderá se utilizar de recursos visuais e palavras-chaves para otimizar sua apresentação. Desta forma, você deve colocar o essencial nos slides e o restante do roteiro fica em seu discurso.

4. A confecção de slides: é nada mais nada menos do que por a cabeça pra trabalhar no Power Point. É principalmente nessa parte que você consegue observar os erros do apresentador (em relação à confecção do PPT, digamos). Os autores dedicam um brilhante capítulo para a criação visual e outro para a identidade visual, apresentando exemplos e explicando como utilizar e combinar recursos que vão desde fontes, cores, fotos, até ícones, linhas, formas, etc.

Nessa parte, há algumas premissas básicas de uma apresentação em Power Point que o apresentador (ou quem irá produzir a apresentação) deve se lembrar:

- Fuja dos templates (POR FAVOR, corra o mais rápido do que você puder);

- Fuja dos bullet points (aquelas marcações com bolinhas do PPT), mas se precisar utilizá-los, prefira camuflar os bullets em si, utilizando-se de incrementos visuais;

- Fuja das animações. Tenha em mente: o meu texto precisa fazer piruetas até aparecer na tela? Geralmente essas animações são as maiores bizarrices dos PPT’s (acredito eu), e para os autores, animações só devem ser utilizadas se forem estritamente necessárias, caso contrário, serão uma poluição no visual do PPT, um ruído no entendimento da audiência e um problema a mais para o apresentador, que deverá se adequar sua fala a cada pirueta.

- O PPT precisa ter um DNA próprio, ou seja, todos os slides, vistos juntos, devem ser sincrônicos e parecerem todos partes integrantes de um mesmo conjunto. Para isso, defina as fontes, cores e tipos de imagens que irá utilizar, tornando os slides harmônicos e atraentes;

- é interessante confeccionar uma tela de descanso para a apresentação. Essa tela vem antes da capa, e é a tela que a sua audiência verá, antes de começar a apresentação. Esse tipo de tela é indicado para eventos em que o PPT fica aberto um tempo antes da apresentação começar.

- é interessante também criar uma agenda dentro do PPT. Ou seja, confeccionar um slide com os títulos dos tópicos que serão abordados, e quando esse tópico for abordado no PPT, terá uma “minicapa” para cada tópico, situando sua audiência dentro dessa agenda.

5. O treinamento: é a preparação do apresentador em si. Em qualquer tipo de apresentação, é estritamente necessário que este tenha o domínio pleno do material que irá apresentar e das mensagens que irá falar. Os autores oferecem um roteirinho para o treinamento:

- roteiro e slides de apoio: treine exaustivamente sua apresentação, juntamente com o roteiro e o PPT.

- Visão macro: saiba a quantidade de slides e a ordem dos slides, ou seja, saiba o conjunto total da apresentação. Você pode utilizar o recurso miniatura do Power Point e visualizar todos os slides juntos. Assim é mais fácil você saber, por exemplo, se um slide encaminha você para o final da apresentação ou se você ainda tem muito slide para falar.

- Slide um a um: treine os slides individualmente, atento ao que vai falar em cada um deles. (isso evita coisas do tipo: “ahh pessoal, eu já falei disso lá no começo mas aqui tem um slide que exemplifica o que eu tinha falado”).

- Sem referências visuais: é treinar a apresentação sem o PPT. É tipo “missão impossível”, eu só consegui isso uma vez, porque a apresentação não era muito complexa. Geralmente treino no banho também, ae só posso contar com a memória mesmo.

- Registro e avaliação: os autores sugerem que você grave em áudio e/ou grave em vídeo e depois assista ou escute o seu treino, para poder avaliar sua própria apresentação e perceber se negligencia informações importantes ou se pode retirar informações desnecessárias e assim, limpar sua fala. Em todas as minhas apresentações eu sempre ensaio olhando para o espelho, com uma mesa para saber como me organizar em relação às minhas anotações, à água e ao manuseio do computador. Sempre cronometro minhas apresentações, já ensaiando os “bom dia” e os “muito obrigada”, e é geralmente baseada nesse tempo que eu adequo o PPT, e é só no treinamento que eu percebo o que é essencial falar e como eu posso distribuir meu tempo para que eu consiga passar minha mensagem de forma completa, sem atropelos ou “cri cri cri”. Em apresentações importantes eu gravo meu treinamento em vídeo. Além de ser uma ótima técnica para auto avaliação, também é uma maneira de registro. Esses dias vi o vídeo do meu treinamento para a defesa da minha dissertação, é muito bom ver a minha cara de pavor na tela e saber que tudo deu certo.

Bem, se encaminhando para o final da obra, os autores contam-nos a história das apresentações orais e do Power Point, fazendo uma reflexão sobre se o programa é “um herói ou um vilão”. Também falam um pouco sobre apresentações visuais. Finalizando o livro, trazem-nos uma síntese do conteúdo do livro em uma versão Power Point, é claro.